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謝恩会・卒業パーティー・懇親会の幹事さん特集!

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03そろそろ卒業パーティー・謝恩会や歓送迎会の準備で忙しくなる時期ですよね。幹事を任されたからには、その会を無事に成功させなければ!と誰しもが思うところです。そして中には初めて幹事を任されて困っている人もいるのではないでしょうか。そこで、誰がやっても成功できるようにポイントをまとめてみました。段取りうまく進行させ、思い出に残るような会にしましょう!

 

案内状の書き方

 

案内状には以下の役割があります。

(1)招待する
(2)出席・欠席の確認をする
(3)通知目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる

※出欠確認は参加人数により、確保する会場の広さ、宿泊用の室数、その他、用意するものや予算に大きく関わってきます。人数の確認とともに招かれる側を思いやる内容を書き添えるとGOODです。

■招待状作成テンプレート
http://www.get-club.net/kanji/item/hagaki.html
テンプレートは二次会用としていますが、書替えでご使用できます。

 

進行でおもてなし

 

開催企画が決まったら、料理や飲み物、会費、場所などの具体的な内容を参加される面々の顔や都合などをしっかりと考えながら準備をすることが「おもてなし」の第一歩です。

 

〔日 程〕
出欠はメールやSNS、ハガキなどを使用して確認をしましょう。候補日を2日~3日あげておくと、参加率の良い日にちを選べます。内容には推薦する場所やお店、要望などが記入できる欄を作っておくと良いです。

〔会場、メニュー選定〕
交通の便、雰囲気、評判を参考に、宴会セットなどをチェックして、候補になる店をピックアップ。お店の候補を絞ったら、幹事で確認。過去の飲み会や宴会の様子、参加されるかたの好みも精通している人もいるでしょう。会場の下見やお店との事前打ち合わせなどをしておくと安心です。

〔会計方法〕
食事代・必要経費(ゲームや景品など)を加え、参加者の人数で割ったものが、会費制の場合の会費になります。当日、急遽の事態も考慮して、出席人数を1-2割少なめに見積もって会費を設定しておくと安心です。事後精算でおこなう場合は、会費の概算を行って、事前に知らせておきましょう。あとでトラブルにならないように予算把握~報告まですべて記録しておきましょう。

〔お知らせ内容〕
メールや掲示板・回覧などで宴会の詳細を明記して、参加されるかたへお知らせをします。事前集金の場合も集金期日を明確に記載して、明朗会計に。予約をしたお店に最終確認をする必要があるため、出欠変更の連絡先や締め切りも記載しましょう。

〔二次会の有無〕
二次会のあるなしに関わらず、1次会のお店付近で何件かピックアップしておき、当日に慌てずに済むように準備しておきましょう。

 

想い出を実りあるものに

 

幼稚園から大学まで、恩師とともに式のあとに行われる卒業パーティー・謝恩会、記念になるものを皆さんに配りたいというご要望を頂いています。品物がいいのか、食べ物がいいのか、何か想い出に残るものがいいのかとお悩みの場合に、おすすめの商品をご紹介いたします。

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記念品の制作にはノベルティーを参考に

 

企業や学校、団体での記念品製作のお申込みに便利なノベルティー商品もご用意しております。もちろん個人でのお申込み、購入も可能ですので参考にしてみてください。

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