飲んで食べてコミュニケーション!会社の食事会の幹事さんがやることリスト

会社食事会

会社の人達とコミュニケーションを図るなら、月1位でのカジュアルな食事会がおすすめです。

業務内容が違うと、普段あまりコミュニケーションを図る機会がありませんが、こうしたイベントがあるとお互いを知る良いきっかけとなります。

しかし、ちゃんと段取りのポイントを押さえていないと、みんなが満足できる食事会になりません。

今回は、みんなが気軽に参加できて楽しめる、意義ある食事会を開催できるコツをご紹介します。

 

まずは、決済権をもつ上司と、食事会開催の目的を説明して、開催の承諾と予算について確認しましょう。

私の会社では、月1でスタッフ食事会を行っています。幹事は持ち回りで、基本的には幹事さんが行きたいお店をセレクトします。

幹事さんのやることは主に5つです。
※各項目をクリックすると、該当箇所へ移動します。

1:催日時の設定、お店の予約状況の確認、食事内容
2:決済権をもつ上司に内容の確認
3:参加者に食事会開催の案内と出欠席の確認、お店に本予約
4:食事会当日の進行
5:会計報告

 

1:開催日時の設定、お店の予約状況の確認、食事内容

レストラン

開催日は、参加者の予定も考慮して、開催予定日の1ヶ月~3週間前にするのが良いでしょう。

全員参加した場合の人数と、希望日で予約が可能かをお店に確認します。その際、1人あたりの予算内で、どういった料理・飲み物が出せるのかも併せて確認しましょう。

お酒を飲む人が多ければ、飲み放題にした方が良いでしょう。会計時も分かりやすくて楽です。女性が多くなりそうなら、食事のデザートをワンランクアップすると喜ばれます。

ここで気を付けたいのが、1人あたりの予算が、税込なのか税別なのかという事です。お店に金額と料理について聞くときは、最初に「税込○○円以内でお願いします。」と伝えましょう。

ある程度まとまった金額になるので、当日現金を持ち歩くのは不安という幹事さんもいるでしょう。会社で使えるカードがあれば、カード決済が可能かどうかも確認を。仮予約をして、席を押さえておければベストです。

 

2:決済権を持つ上司に内容の確認

上司の承諾

開催日、お店の選定、食事内容が決まったら、決済権を持つ上司に内容の確認をしてもらいます。問題がなければ、参加者へ案内を出しましょう。

 

3:参加者に食事会開催の案内と出欠席の確認、お店に本予約

会社食事会 案内・出欠席チェック

承認されたら、参加者へ向けた案内を出します。案内する内容は、開催日時・お店の詳細(料理内容、地図、駐車場など)・出欠席についてです。

私の会社では、簡単なA4チラシ1枚を作り、社内で回覧しています。チラシには、参加予定者の名前欄を設け、出欠を○×で書いてもらいます。

メールやLINEを使う場合は、返信時に出欠席についての回答を書いてもらうようにしましょう。

出席者の人数が確定したら、お店に本予約をしましょう。

 

4:食事会当日の進行

会社食事会

幹事さんは、開始時間の15分くらい前には会場に行き、お店の人への挨拶と内容の確認をします。

席順ですが、カジュアルな食事会という体裁で企画しているので、上座や下座にあまり拘らず、参加者がしゃべりやすいよう配慮しましょう。

経験上、席順は次のポイントに注意して決めると、場の雰囲気がバランスよく整います。

・幹事は、すぐに動けてお店の人とコンタクトが取りやすい通路側の端に。
・会話が盛上がるグループと静かなグループができてしまうので、普段から仲の良い人達だけで固めない。
・すでに面識があったり仲の良い人は2~3人で集まってもらい、近隣には別グループに座ってもらう。

定刻に全員が揃っていることが望ましいですが、遅れてくる参加者がいても、参加者の9割程度が集まっていればスタートしましょう。乾杯は、軽く挨拶も兼ねて幹事さんが行いましょう。

食事会がスタートしたら、幹事さんは食事をしながらも、参加者への気配りを忘れずに。基本的には、大皿料理がきたら小皿に取り分けたり、グラスの飲み物が空いていたらメニューを渡して次のドリンクの注文を促すなど、マメに声掛けをしましょう。

イマイチ盛上がっていないグループがいたら、話の話題を振ってみたり、グラス片手に話しかけに行っても良いでしょう。かしこまった席ではないのであまり気負わず、普段よりも少しフランクな方がちょうど良いです。

食事会終了時刻の15分位前になったら、先にお会計を済ませておくとスマートです。忘れずに領収書をもらいましょう。車で来店し飲酒した方がいれば、代行運転業者の手配をお店にお願いしましょう。

最後に、幹事さんから軽く挨拶をしたら終了です。

 

5:会計報告

会計報告

食事会の翌日、決済権をもつ上司に会計報告を行います。報告形式は会社によって様々なので、どういった形式にすればよいのか確認して報告しましょう。

私の会社では、食事会の企画書と領収書を上司に渡して終了となります。

 

まとめ
会社食事会

カジュアルな食事会は、普段あまり関りがないスタッフとも親睦を深める良い機会です。

幹事は大変で面倒なイメージがありますが、私の経験上、実際やってコレが大変だった!って事が思いつかないです。

少しの手間で、気になっていたお店に行って、会社のお金で食事できて、みんなからの株も上がる!・・・と思えば、幹事をやって損なしでしょう。笑

みなさんも是非、カジュアルなスタッフ食事会を企画してみてください!(^^)

たけ

たけ

投稿者プロフィール

実体験をもとにした、使える宴会ネタをご紹介していきます!主にデザイン全般、カメラマン、バイヤーのお仕事をしております٩( 'ω' )و

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