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子供向けイベント・子ども会で納涼祭・夏祭りの幹事さんがやること特集!

幹事さんのお仕事|子供向けイベント 納涼祭・夏祭り

納涼祭や夏祭りは、出店や花火、射的、ビンゴ、スイカ割りなどの定番から、ユニークな遊びがたくさん楽しめるのが魅力ですね。
みんなで賑やかに過ごすのがとても楽しいですよ。お子さんからご年配の方々まで、地域のみなさんが一緒になって楽しむ、素敵な機会でもあります。

こちらでは、地域や管理組合などでの子供向けイベント・子ども会の納涼祭・夏祭りの段取りをご紹介致します。

 

【  納涼祭・夏祭りの段取り 】

子ども会や納涼祭などのイベントには、おおまかに13の工程があります。
参加される、より多くの皆様に安心して、気持ちよく、楽しんでもらうために準備のご参考にどうぞ。
※各段階は同時進行もあります。

 

 

【  目次 】

●開催趣旨

実行委員会の設立 概要のまとめ スケジュール作成

 

●1か月前までに

役割分担 回覧で告知・寄付を募る ポスター作成・掲示

 

●1週間前までに

備品・景品の用意    

 

●3日まえまでに

進行状況の確認    

 

●前日から当日朝

会場設営 最終確認  

 

●当日

会場内の警備・誘導・案内 片付け・掃除  

 

●後日

会計報告・打ち上げ

 

 

 

 

 

 

【 開催趣旨 】

子供向けイベント・納涼祭・夏祭り|開催趣旨

1.実行委員会をつくる

自治会や青年会、管理組合などある程度まとまった人数を集める。

 

2.開催趣旨、概要・タイムスケジュール・警備概要などをまとめる

日程、会場、内容、参加予定人数、予算経費、各種手配の係など、先例などを参考にし、前年までの反省点も含め1枚にまとめる。
子ども会では、晴天率の良い時期を選び屋外、予備で屋内または最初から屋内かを決定しましょう。
参加想定人数の把握から、経費はいくら必要か、人数がある程度決定後に会場や設備、駐車場などの項目についても決めていきます。

 

3.各地域・部署などの代表者をあつめ、実行委員会打ち合わせを行う

先に作成した開催趣旨(概要、スケジュール、費用、役割など)を基に各係を配置。最終案をまとめ共有する。
道路使用の場合は申請や警備体制の確認は早めに必要です。
子ども会では、幼児、小学生対象のゲームを試しにやってみて、決定すると必要事項が解りやすくなります。

┗ 当日までのスケジュール
┗ ゲームURL

 

 

【 1か月まえまでに 】

子供向けイベント・納涼祭・夏祭り|1か月まえまでに

4.各役割ごとに責任者(リーダー)を決め、分担の取決め

リーダーは準備から後日までに行う事と、行ったことまでの報告が必要になります。
行う事をリスト化し、各分担を決め準備を行いましょう。

┗ 各係ごとの分担リスト

例えば・・・「提灯係」は、おおきく約3行程あります
備品の数量、状態の確認、破損などの修復
飾りつけ準備、電気の配線依頼、配置の確認、準備・当日立ち合い
片づけ・清掃・収納

 

5.会費のみでなく、寄付も募る場合

回覧やチラシなどで開催概要、寄付のお願いなどをお知らせしたのち、各所訪問集金します。
いつ、どこで、どんな催しがあるのか、ご協力いただきたい内容なども明確にし、寄付を依頼します。
集金は二人以上で行い、誰にいくらをいただいたかを明確にしておきましょう。

 

6.ポスターデータ作成、入稿、納品確認。配布、貼り出し

予算に基づきポスターなどを作製します。日付とタイトルだけでなく、地図や駐車場の有無、なんの催しが何時から始まり何時まで、なども必要です。
駅、役所、図書館、プールなどの公共機関のほか、商店やスーパー、掲示板などに張り出します。

 

 

 

【 1週間前までに 】

子供向けイベント・納涼祭・夏祭り|1週間前までに

7.祭りに必要な備品、景品などの買い出し・注文

どこにどのような備品がいくつ必要か、催しやゲームにいくつ景品が必要か数量と予算を割り出し、買い出しや注文を済ませましょう。

┗ 各ゲームの景品リスト

 

 

【 3日まえまでに 】

子供向けイベント・納涼祭・夏祭り|3日まえまでに

8.経過報告・出店・イベント等の最終確認

準備中の段階で問題がないか、足りない事ははいかなどの経過報告を行いましょう。
出店での食材購入、保管、備品は足りているか・オーバーしていないかなども確認が必要です。

 

 

【 前日から当日朝 】

子供向けイベント・納涼祭・夏祭り|前日から当日朝

9.テント設営、備品搬入、展示、案内、ゴミ箱設置

雨天などを考慮しテントの設営、備品の搬入、展示品の設置、案内版やゴミ箱の設置を行います。
風が強い、翌日に荒天が予想されているなどの場合には、安全を第一に考え、また状況に応じて当日朝に変更しましょう。

 

10.音響などチェック、リハーサル、スケジュール最終確認

音響を使用する場合には前日と当日朝にチェック、リハーサルをしましょう。
実行委員と各係でスケジュールの最終確認をし、開催をします。

┗ 当日のスケジュール

 

 

【 当日 】

子供向けイベント・納涼祭・夏祭り|当日

11.開催中警備、誘導・案内

開催中は思わぬとこで事故や事件が起こることもあります。
参加者が安心してお祭りを楽しめるように、誘導や案内をしながら警備をし未然に防ぎましょう。

 

12.ゴミ集め、片づけ

当日はゴミを集めたり、落ちているゴミを拾い集め、片づけ終わるまでがお祭りです。

 

 

【 後日 】

子供向けイベント・納涼祭・夏祭り|会計報告

13.会計、打ち上げ

各担当で会計や報告をまとめ、打ち上げ会で反省や改善点を記録して完了です。
┗ 会計報告

 

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