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子供向けイベント・子ども会で納涼祭・夏祭りの幹事さんがやること特集!
納涼祭や夏祭りは、出店や花火、射的、ビンゴ、スイカ割りなどの定番から、ユニークな遊びがたくさん楽しめるのが魅力ですね。
みんなで賑やかに過ごすのがとても楽しいですよ。お子さんからご年配の方々まで、地域のみなさんが一緒になって楽しむ、素敵な機会でもあります。
こちらでは、地域や管理組合などでの子供向けイベント・子ども会の納涼祭・夏祭りの段取りをご紹介致します。
【 納涼祭・夏祭りの段取り 】
子ども会や納涼祭などのイベントには、おおまかに13の工程があります。
参加される、より多くの皆様に安心して、気持ちよく、楽しんでもらうために準備のご参考にどうぞ。
※各段階は同時進行もあります。
【 目次 】
●開催趣旨
●1か月前までに
●1週間前までに
●3日まえまでに
●前日から当日朝
●当日
●後日
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【 開催趣旨 】
自治会や青年会、管理組合などある程度まとまった人数を集める。
2.開催趣旨、概要・タイムスケジュール・警備概要などをまとめる
日程、会場、内容、参加予定人数、予算経費、各種手配の係など、先例などを参考にし、前年までの反省点も含め1枚にまとめる。
子ども会では、晴天率の良い時期を選び屋外、予備で屋内または最初から屋内かを決定しましょう。
参加想定人数の把握から、経費はいくら必要か、人数がある程度決定後に会場や設備、駐車場などの項目についても決めていきます。
3.各地域・部署などの代表者をあつめ、実行委員会打ち合わせを行う
先に作成した開催趣旨(概要、スケジュール、費用、役割など)を基に各係を配置。最終案をまとめ共有する。
道路使用の場合は申請や警備体制の確認は早めに必要です。
子ども会では、幼児、小学生対象のゲームを試しにやってみて、決定すると必要事項が解りやすくなります。
┗ 当日までのスケジュール
┗ ゲームURL
【 1か月まえまでに 】
リーダーは準備から後日までに行う事と、行ったことまでの報告が必要になります。
行う事をリスト化し、各分担を決め準備を行いましょう。
┗ 各係ごとの分担リスト
例えば・・・「提灯係」は、おおきく約3行程あります
備品の数量、状態の確認、破損などの修復
飾りつけ準備、電気の配線依頼、配置の確認、準備・当日立ち合い
片づけ・清掃・収納
回覧やチラシなどで開催概要、寄付のお願いなどをお知らせしたのち、各所訪問集金します。
いつ、どこで、どんな催しがあるのか、ご協力いただきたい内容なども明確にし、寄付を依頼します。
集金は二人以上で行い、誰にいくらをいただいたかを明確にしておきましょう。
予算に基づきポスターなどを作製します。日付とタイトルだけでなく、地図や駐車場の有無、なんの催しが何時から始まり何時まで、なども必要です。
駅、役所、図書館、プールなどの公共機関のほか、商店やスーパー、掲示板などに張り出します。
【 1週間前までに 】
どこにどのような備品がいくつ必要か、催しやゲームにいくつ景品が必要か数量と予算を割り出し、買い出しや注文を済ませましょう。
┗ 各ゲームの景品リスト
【 3日まえまでに 】
準備中の段階で問題がないか、足りない事ははいかなどの経過報告を行いましょう。
出店での食材購入、保管、備品は足りているか・オーバーしていないかなども確認が必要です。
【 前日から当日朝 】
雨天などを考慮しテントの設営、備品の搬入、展示品の設置、案内版やゴミ箱の設置を行います。
風が強い、翌日に荒天が予想されているなどの場合には、安全を第一に考え、また状況に応じて当日朝に変更しましょう。
音響を使用する場合には前日と当日朝にチェック、リハーサルをしましょう。
実行委員と各係でスケジュールの最終確認をし、開催をします。
┗ 当日のスケジュール
【 当日 】
開催中は思わぬとこで事故や事件が起こることもあります。
参加者が安心してお祭りを楽しめるように、誘導や案内をしながら警備をし未然に防ぎましょう。
当日はゴミを集めたり、落ちているゴミを拾い集め、片づけ終わるまでがお祭りです。
【 後日 】
各担当で会計や報告をまとめ、打ち上げ会で反省や改善点を記録して完了です。
┗ 会計報告
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