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同窓会の幹事さん特集!

幹事さんのお仕事|同窓会

同窓会に来ているみんながスーツを着ていても、キレイになっていても、変わっているようで変わっていないのが同窓生。
想い出の中の同窓生と重なる時間は、貴重なものですよね。

懐かしい小学校や中学校、部活や勉強を頑張った高校時代、サークル活動や研究に忙しかった大学や専門学校など、同じ時間を一緒に過ごした同窓生たちと集まって、懐かしい面々が揃う同窓会は、思い出話や近況報告に花が咲く軽く食事程度から、会場を借りてパーティーをという場合にも、段取りが必要です。

もちろんお世話になった先生や恩師も招待し、歓談だけに限らず、想い出クイズやチーム対抗ゲームなども取り入れることで幹事さん、ありがとう楽しかったよ!またやろうね!となる、同窓会開催について、企画から段取りをご紹介いたします!

 

【  目次 】

●企画

いつやる? どこで開催? 予算は?

 

同窓会応援事業補助金とは    

 

 

●準備(2~1か月前までに)

役割分担 大変なことはサービス利用 記念品を作成

 

●当日

進行内容 懐かしゲーム 記念写真

 

恩師に花束・記念品の贈呈    

 

●後日

会計報告

 

 

 

 

 

【 企画 】

企画・ミーティング

●いつやる?

成人式同窓会や卒業〇〇周年同窓会、還暦記念同窓会などの節目や5年、10年ごとなどある程度の合間をおいて行われることが多いようです。時期としては、お盆やGW、お正月など、帰省のタイミングに合わせた開催であれば出席人数もある程度見込めるでしょう。

 

●どこで開催する?

地元であれば居酒屋やパーティールーム、旅館やホテルの宴会場など人数に応じてセレクトします。そのほか、同窓生がOB、OGとして現役の学生と交流会や、学生会館などでも行われています。

 

●会費予算は大体いくら位?

同窓会の規模にもよりますが、40名ほどのクラス単位ほどで5000円前後、宴会場やパーティー会場で同窓生100人から規模で7000円前後が相場のようです。

 

●同窓会応援事業補助金とは

人口減少対策の一環として、定住人口の増加や地域経済の活性化を目的にした、補助事業を取り入れている地域もあります。申請をすると、同市内卒業で同市内で開催される同窓会に係わる経費の一部の助成などが利用できます。ぜひ、久しぶりの旧友との同窓会を開催計画をされるなら、一度卒業をした地域の情報を調べてみましょう。

 

【 準備(2~1か月前までに) 】

打合せ

●役割分担

20人~30人ほどから200人規模の同窓会でも、引越や苗字が変わったりと同窓生の情報を集めるのは、案外大変なものです。男女2名以上の幹事さんがそれぞれの伝手を使い、情報を集めて開催内容を案内するのがよいでしょう。開催概要の決定から、出席人数を把握するだけでも、下記のように時間と労力が必要になります。

1 卒業名簿で名前や人数把握
2 おおよその人数にあわせた会場をリサーチして予約(前もって連絡のつく範囲でおおよその人数を決めて会場を予約)
3 開催概要をまとめ案内を作製(封書、往復はがき、メール、SNSなど)
4 案内を送る
5 当日出席人数を確認

 

●同窓会幹事の大変なとこはアウトソーシング

同窓会幹事の大変なとこをアウトソーシングして、当日ラクラク!同窓会の希望から、HP作成など、これは使えるんじゃないかと思えるサイトです!

この指とまれ! この指とまれ!
大学から小学校まで全国、世界中の学校約5万校を網羅している「この指とまれ!」は、昔の仲間や恩師との心温まる交流を今に再現・支援する自主参加型の会員制コミュニティサイトです。

 

幹事代行.COM 幹事代行.COM
感動の再会をお手伝い!幹事さんに代わって楽々・簡単に同窓会をご用意いたします☆ 専用ホームページにて同窓会のBefor&Afterを盛り上げます!幹事代行.comは、 案内状の作成・発送、出欠管理、当日準備までトータルにサポートするサイトです。

 

同窓会ネット 同窓会ネット
イベントプロデュースとネットシステムのプロを中心に、盛り上げるための会場プランや演出の提案や、信頼できるセキュリティシステムのもとで、同窓会後も 交友を深めるネットコミュニケーションをご提案しているサイトです。

 

 

●記念品を作成

学校名や記念日を、名入れ出来るシステムがあります!ご相談は、担当までご連絡ください。ゲットクラブでは無料でカタログをお送りいたします(^_^)カタログから、同窓会記念品などが通信環境がなくとも、幹事さん全員で見ながらじっくりと選ぶことができます。またイベント用景品に限らず、厳選した名入れ可能な商品やキャラクター商品なども掲載!是非こちらの無料!カタログ申込みフォームよりお気軽にご依頼ください。

 

 

【 当日 】

同窓会

●進行内容

より楽しい同窓会を行なうには、それなりの下準備は必要です。まずは、進行表を確認して、一通りの流れを考えよう!

イベント進行例集

あの頃遊んだゲームが懐かし~い!旧友だから出来る?!あの頃のゲーム!ゲームと言えば、大勢で遊んだ思い出がいっぱいあるはず!!クラスで、チームで懐かしいクイズやゲームで遊んで勝利を勝ち取って景品ゲットとなれば

ビンゴゲームのやり方、盛り上げ方 名前でビンゴゲーム!! 風船時限爆弾でクイズ山手線
定番ビンゴゲーム 名前でビンゴゲーム!! 風船時限爆弾でクイズ山手線

 

スリッパリレー お箸で運ぶピンポン玉 ゲーム ゴールデン タワーゲーム
スリッパリレー 日本のマナーで遊べ!お箸で運ぶピンポン玉 ゲーム 金塊を積み上げろ! ゴールデン タワーゲーム!!

 

●記念写真をフォトアルバムやSNSに

卒業記念写真のように皆さんで集まってひな壇に並んだり、テーブルごとにポーズを取ったり、恩師を囲んでの笑顔だったりと、久しぶりに会った同窓生との記念写真は、思い出にも残しておきたいですよね。スマホやカメラで撮った写真はオンラインで共有するのも良いですが、ぜひ、ブックタイプのフォトアルバムの作成もおすすめ。

PHOTOPRESSO PHOTOPRESSO (キヤノンマーケティングジャパン株式会社)

 

PhotoZINE PhotoZINE(富士フィルム)

 

ドリームページ ドリームページ (株式会社DNPフォトイメージングジャパン)

 

 

●恩師への花束贈呈や記念品の贈呈

クラスの担任や進路指導、部活の顧問とお世話になった先生が退任される記念の「退任記念パーティー」などでは、ぜひ記念の花束や寄せ書き、御手紙などを用意しておきましょう。

 

 

【 後日 】

会計報告

●会計報告

記録をしておくことで次の幹事さんへバトンタッチ同窓会準備の議事録、ゲームの道具や景品、写真代、花束、ほか必要経費、会費からの清算まですべて明確に記録をしておきましょう。続けて幹事をする場合でも、次の幹事さんへバトンタッチをする場合でも、次回同窓会開催の参考になります。また、清算後にお金が余った場合は、二次会や同窓会幹事さんの打ち上げ会に使用する場合には、前もって参加される方たちへ伝えて承諾を得ておきましょう。

 

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