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歓迎会特集！ 幹事や司会の準備から進行までの流れ
春半ば、社内では勤め始めて間もない新入社員や中途採用で入ってくる人または人事異動で来られた人たちへの歓迎会が行われる時期ですよね。幹事に慣れた人は別として、経験の少ない人や初めて任された人には幹事という役割は意外と大変です。
そこで、今回は何をどうすればいいの？と困っている幹事さんに失敗しない為のポイントを紹介したいと思います。
歓迎される人がこの職場で良かったと思えるようなそんな歓迎会に！幹事役を完璧にこなし上司や同僚にはデキる奴だとアピールしましょう！
準備
まずは、日程調整、参加者の確認して会場の予約をとりましょう。以下にポイントをまとめたので参考にしてください。
〔日程調整〕
上司から都合の良い候補日を何日か挙げてもらい、その中から参加人数が多い日を選びましょう。
〔出欠確認〕
メールや回覧などで宴会の詳細を明記し、参加人数を確認しましょう。予約したお店に最終確認をする必要があるため、出欠変更の連絡先や〆切も記載しましょう。
〔会場予約〕
交通の便、雰囲気、評判を参考に。そして上司や先輩の幹事を経験されている方の意見を考慮しお店を選びましょう。会社の近くもお勧めです。
歓迎会の規模が大きい場合、幹事１人では進行が困難な場合があります。当日をスムーズに行えるためにも予め手伝ってくれる人に補佐的な役割をお願いしておきましょう。
会費の集金は当日は色々とバタバタしますので、事前に集金できるようであれば行いましょう。
進行
歓迎会当日、幹事は遅くても始まる30分前には会場に着くようにしましょう。ただ、準備や不意なアクシデントなども踏まえ1時間前に居れば安心ですね。一般的な歓迎会の進行の流れは下記となります。
１． 開会の挨拶・・・・・・・・・・幹事
２． 歓迎の挨拶・・・・・・・・・・最も上の役職の方 ※乾杯と同時もあります
３． 乾杯の挨拶・・・・・・・・・・三番目に役職の高い方（主任や年長者など）
４． 食事、歓談・・・・・・・・・・幹事
５． 新入社員、転入社員の紹介・・・幹事
６． 新入社員、転入社員の挨拶・・・新入、転入社員
７． 余興・・・・・・・・・・・・・幹事
８． 閉会の挨拶・手締め・・・・・・二番目に役職の高い方
９． お開き、２次回の案内・・・・・幹事
お開きになりましたら、できるだけ速やかに退席するよう誘導しましょう。ダラダラと会場に残ってしまうとお店にも迷惑をかけるので注意しましょう。
また、進行の間には、その会社や事業所ならではの催しものや景気づけなどを入れる場合もあります。以前はどんな歓迎会を行ったのか、上司や先輩に聞いて進行を決めておくのも手です。
余興
余興はできるだけ全員で参加できる面白い、盛り上るゲームを選びましょう！やはり定番はビンゴゲームです！賞品を用意すれば参加者の目の色も変わり盛り上がるでしょう。
その他にも盛り上がるゲームがいくつかあるので紹介したいと思います。勝者には豪華賞品を！
１．二人羽織 新入社員と部長の二人羽織♪
２．金塊を積み上げろ 勝利の方程式はチームワーク！
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３．風船時限爆弾 ハラハラ ドキドキ山手線♪
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景品
上でも紹介しましたが、賞品を用意することで会場の盛り上がり方はまったく別物となります。また、余興の際に盛り上げる為のグッズなど用意できれば更に安心ですね。
ゲットクラブではイベントの景品はもちろん、余興に欠かすことのできないマストアイテムや会場が盛り上げるためのゲームグッズなど幅広く用意しておりますので参考にどうぞ。
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まとめ
歓迎会は、新人さんにとっては初めての社内イベントとなり、その他の方には上司・先輩・同期との親睦を深める絶好の機会となる場です。
そんな一大イベントの成功のカギを握るのは、やはり幹事の進行、力量にかかっています！
ですが、１人ですべてを背負う必要はありません、周りの人に補佐的な役割を頼みスムーズに宴を進行すれば、会場の皆さんもきっと満足されることでしょう！頑張ってください♪
